Dette dokumentet vil forklare hva eksterne avtaler er og hvordan du laster opp en ekstern avtale til Rubus.
Av og til finner ikke kundene det de skal ha i tilvalgsmenyen, og de ønsker å treffe leverandøren for å se på hele sortimentet som tilbys. Det som ofte skjer er at kunden havner med å inngå en direkte avtale med deg som leverandør i prosjektet. Denne avtalen bør dokumenteres i Bygr. Slike avtaler kan også potensielt påvirke andre fag. Eksempelvis – dersom kunden bestiller en ovn i høyskap (trenger stikkontakt) eller større dusjdører (justere fall).
Så en ekstern avtale er en avtale du har inngått direkte med kunden, og som ikke er signert i Rubus.
For å laste opp en ekstern avtale så må du først navigere til boligen som avtalen gjelder og så trykke på Eksterne avtaler fanen.
Føler stegene for å opprette en ekstern avtale.
På steg en velger en type avtale, samt gir denne et navn. Navnet på avtalen vil hanve i romskjema og eksporter.
Her må en også legge med selve avtalen + eventuelle andre relevante dokumenter.
En kan velge synlighet på dokumentet.
Markert som sensitivt: Bare synlig for admins i Rubus, kollegaer i ditt selskap og kjøpere på denne spesifikke boligen. Dette kan eksempelvis være avtaler som inneholder priser som en ikke ønsker å vise til andre fag. Skjul for kjøper: Dokumentet blir skjult for kjøper, men synlig for andre. Dette kan eksempelvis være målsatte tegninger som kan være relevant for andre fag, men som en ikke ønsker å vise til kjøper.
Legg ved prising av avtalen.
Sjekk med oppdragsgiver hvordan priser skal legges inn i prosjektet, men som regel er det priser uten MVA og påslag. Kontroller at prisen på høyre siden og summene stemmer med det kunden er blitt presentert. Det er summen som skal vises til kunden
Ved behov kan du inkludere andre fag i denne avtalen, og legge inn en melding. Dersom det er mer enn 1 deltager vil det opprettes en åpen endringsmelding slik at andre fag kan legge sine priser. NB! dette vil kreve ny signatur av kjøper i Rubus.
Når du er ferdig, så trykker du på lagre. Avtalen går til gjennomgang hos en administrator.
PS! En kan endre på ordrelinjer, priser etc. frem til avtalen er godkjent.
Naviger til den eksterne avtalen - klikk ‘’vis mer’’ og så trykk der hvor det står ‘’prisforklaring’’.
Det er i utgangspunktet tre muligheter å endre/redigere en avtale.
Tilbakekalle Avtale
Admin i prosjektet kan tilbakekalle avtalen slik at det kan prises på nytt og eventuelt legges ved nye vedlegg. Dette vil da foregå i en endring. Når Admin har tilbakekalt og åpnet denne opp igjen skal du få en oppgave under endringer hvor du da kan prise den på nytt.
Dette vil kreve en ny signatur fra kjøper.
Kansellere den forrige avtalen og laste opp en ny:
Admin kan kansellere den forrige avtalen og laste opp en ny som inneholder all info og priser både for gammel og ny avtale.
Laste opp en tilleggsavtale
En kan også laste opp en tilleggsavtale som omhandler endringer fra opprinnelig avtale til ny avtale. Dette vil ikke kreve noe fra admin før de eventuelt skal godkjenne denne tilleggsavtalen.