Dette dokumentet vil forklare hva eksterne avtaler er og hvordan du laster opp en ekstern avtale til Rubus. De første to sidene av dokumentet går på å opprette en ekstern avtale. Dette er lik fremgangsmåte som for Underentreprenører.
Av og til finner ikke kundene det de skal ha i tilvalgsmenyen, og de ønsker å treffe leverandøren for å se på hele sortimentet som tilbys. Det som ofte skjer er at kunden ender med å inngå en direkte avtale med leverandøren. Denne avtalen bør dokumenteres i Bygr. Slike avtaler kan også potensielt påvirke andre fag. Eksempelvis – dersom kunden bestiller en ovn i høyskap (trenger stikkontakt) eller større dusjdører (justere fall).
Så en ekstern avtale er en avtale du har inngått direkte med kunden, og som ikke er signert i Rubus.
For å laste opp en ekstern avtale så må du først navigere til boligen som avtalen gjelder og så trykke på Eksterne avtaler fanen.
Føler stegene for å opprette en ekstern avtale.
På steg en velger en type avtale, samt gir denne et navn. Navnet på avtalen vil hanve i romskjema og eksporter.
Her må en også legge med selve avtalen + eventuelle andre relevante dokumenter.
En kan velge synlighet på dokumentet.
Markert som sensitivt: Bare synlig for admins i Rubus, kollegaer i ditt selskap og kjøpere på denne spesifikke boligen. Dette kan eksempelvis være avtaler som inneholder priser som en ikke ønsker å vise til andre fag. Skjul for kjøper: Dokumentet blir skjult for kjøper, men synlig for andre. Dette kan eksempelvis være målsatte tegninger som kan være relevant for andre fag, men som en ikke ønsker å vise til kjøper.
Legg ved prising av avtalen.
Sjekk med oppdragsgiver hvordan priser skal legges inn i prosjektet, men som regel er det priser uten MVA og påslag. Kontroller at prisen på høyre siden og summene stemmer med det kunden er blitt presentert. Det er summen som skal vises til kunden
Ved behov kan du inkludere andre fag i denne avtalen, og legge inn en melding. Dersom det er mer enn 1 deltager vil det opprettes en åpen endringsmelding slik at andre fag kan legge sine priser. NB! dette vil kreve ny signatur av kjøper i Rubus.
Når du er ferdig, så trykker du på lagre. Avtalen går til gjennomgang hos en administrator.
PS! En kan endre på ordrelinjer, priser etc. frem til avtalen er godkjent.
Naviger til den eksterne avtalen - klikk ‘’vis mer’’ og så trykk der hvor det står ‘’prisforklaring’’.
Avtaler havner under mine oppgaver -> eksterne avtaler
En åpner avtalen (vis detaljer), for å kunne avvise, godkjenne avtalen eller sende en intern melding til andre prosjektdeltakere.
Avvis avtalen, en vil en kunne skrive en begrunnelse for hvorfor den blir avvist og automatisk sende meldingen til den som oppretta avtalen om dette er ønskelig. Avviser en den eksterne avtalen vil denne ikke vises hos boligkjøper.
Send en intern melding til andre prosjektdeltakere i meldingstråden tilhørende denne avtalen. En kan sende en intern melding til andre prosjektdeltakere før en godkjenner/avviser. Det kan for eksempel være at UE tar en sjekk om denne avtalen får prismessige konsekvenser for deres del. Det kan også være at arkitekt eller andre prosjektdeltakere bør se på avtalen før en velger å godkjenne/avvise. Kjøper vil ikke se disse meldingene.
Godkjenn avtalen.
Det er to forskjellige typer ekstern avtale.