Dette dokumentet vil forklare hva eksterne avtaler er og hvordan du laster opp en ekstern avtale til Rubus. De første to sidene av dokumentet går på å opprette en ekstern avtale. Dette er lik fremgangsmåte som for Underentreprenører.
Av og til finner ikke kundene det de skal ha i tilvalgsmenyen, og de ønsker å treffe leverandøren for å se på hele sortimentet som tilbys. Det som ofte skjer er at kunden ender med å inngå en direkte avtale med leverandøren. Denne avtalen bør dokumenteres i Bygr. Slike avtaler kan også potensielt påvirke andre fag. Eksempelvis – dersom kunden bestiller en ovn i høyskap (trenger stikkontakt) eller større dusjdører (justere fall).
Så en ekstern avtale er en avtale du har inngått direkte med kunden, og som ikke er signert i Rubus.
For å laste opp en ekstern avtale så må du laste den opp på den boligen som avtalen gjelder for:
Boliger - finn boligen det gjelder og trykk deg inn via bolignavnet - velg fanen Eksterne avtaler - Last opp ekstern avtale +
Føler stegene for å opprette en ekstern avtale.
Velg først avtaletype, og gi den et navn. Navnet på avtalen vil bli med på romskjema og på eksporter (ordrelinjer).
Her må en også legge ved selve avtalen 📄 + eventuelle andre relevante dokumenter. Dra-slipp PDF filen inn eller trykk i det stiplede feltet for å åpne lokal mappestruktur. En kan velge synlighet på dokumentet på avhukingene under, der det er behov for det:
Markert som sensitivt: Bare synlig for adminbrukere i Rubus, kollegaer i ditt selskap og kjøpere på denne spesifikke boligen. Dette kan eksempelvis være avtaler som inneholder priser som en ikke ønsker å vise til andre fag. Skjul for kjøper: Dokumentet blir skjult for kjøper, men synlig for andre. Dette kan eksempelvis være målsatte tegninger som kan være relevant for andre fag, men som en ikke ønsker å vise til kjøper.
Legg ved prising av avtalen.
Vedrørende påslag: Sjekk med oppdragsgiver hvordan priser skal legges inn i prosjektet, men som regel er det priser uten MVA og påslag.
Kontroller at prisen på høyre siden og summene stemmer med det kunden er blitt presentert. Hver rad som legges til lager en egen ordrelinje tilhørende denne avtalen. Det er kun sluttsummen som vises til kunden.
Ved behov kan du inkludere andre fag i denne avtalen, og legge inn en melding. Dersom det er mer enn 1 deltager vil det opprettes en åpen endringsmelding slik at andre fag kan legge sine priser.
NB! dette vil kreve ny signatur av kjøper i Rubus. Er det ikke behov for dette så la den egen avhuking stå om den er.
Når du er ferdig, så trykker du på Lagre. Avtalen går nå til gjennomgang hos en administrator ➡️
Avtaler havner under mine oppgaver -> eksterne avtaler
En åpner avtalen (vis detaljer), for å kunne avvise, godkjenne avtalen eller sende en intern melding til andre prosjektdeltakere.
Avvis avtalen, en vil en kunne skrive en begrunnelse for hvorfor den blir avvist og automatisk sende meldingen til den som oppretta avtalen om dette er ønskelig. Avviser en den eksterne avtalen vil denne ikke vises hos boligkjøper.
Send en intern melding til andre prosjektdeltakere i meldingstråden tilhørende denne avtalen. En kan sende en intern melding til andre prosjektdeltakere før en godkjenner/avviser. Det kan for eksempel være at UE tar en sjekk om denne avtalen får prismessige konsekvenser for deres del. Det kan også være at arkitekt eller andre prosjektdeltakere bør se på avtalen før en velger å godkjenne/avvise. Kjøper vil ikke se disse meldingene.
Godkjenn avtalen.
Det er to forskjellige typer ekstern avtale.